• 15 juni, 2020

Varför Excel är en mycket dålig idé för all typ av planering

Varför Excel är en mycket dålig idé för all typ av planering

Varför Excel är en mycket dålig idé för all typ av planering 500 358 Proaktivt

Det största problemet med en lista är att du inte kan se fler perspektiv visuellt. Vi tror att människor är hårdkokade att kunna motta listor och dra slutsatser av dessa. Det är helt fel. Det är datorer som är bra på det.

Vi människor behöver associationer.
Bilder är bra.
En karta är bättre.

För sju år sedan gick jag en utbildning hos Anders Persson och Steve Brdarski i Programledning. Där underströk man vikten av att skapa en OnePage för de initiativ som ett program jobbade med. En Dashboard som förklarar helheten. I en sådan har du flera dimensioner att titta på.

Sedan dess har jag försökt få ned huvudbudskapet till en OnePage när det har betytt något. Men allt för ofta går vi tillbaka till 20 sidor PowerPoint + 25 flikar Excel och tänker ”nu är vi helt transparenta mot vår ledning”. Nej. Tvärtom. Ni mörkar insikterna.

Jag gillar modeller.
Mycket.

En modell, som är delmängd av lösningen, är en karta inom de domäner jag jobbar. Vad som görs, förmågor. Vilka system som används samt vilken information som går mellan förmågor och system. Det är Verksamhetskartan, Vintergatan framtagen av Annika Klyvert samt populariserad och vidareutvecklad i bokform av Cecila Nordén.

I wisely started with a map
— J.R.R. Tolkien

Ovanpå denna kan man jobba med heatmaps och olika typer av analyser. Styrkan ligger i att du börjar rita om verksamheten ur vad du gör snarare än att du ritar om lite boxar i ett organisationsschema, som i bästa fall är ett uttryck för maktrelationer i en organisation och väldigt lite vad man gör.

Vi ska förändra organisationen så låt oss rita lite nya boxar i organisationsschemat för att bli mer agila (lägg till valfri floskel).

Eller ”Janne ska ju bli chef nu så låt oss rita om organisationsschemat”.

Båda ovan var ironi. Ingen liknelse med att jag har en vän som heter Janne heller.

Så det här med listor då?

Man ser bara en lista. Det är nackdelen.

Modeller som kan visa tillräckligt med dimensioner i samma bild är starkare.

Kanban är intressant där eftersom du sorterar informationen. Vänster till höger i flödet mot klart. Upp och ned i prioriteringsordning. Då har du adderat två dimensioner vilket för väldigt många räcker, långt. Adderar du även färg som signal för vad som brinner på riktigt så har du en bra verktyg för uppföljning. Dock räcker det för att få förståelse för hur det hänger ihop.

Addera en filter innan som Eisenhovers beslutsmatris om det ska prioriteras överhuvudtaget så har du en process som är mer transparent och enkel att förstå än 99% av allt skräp som finns därute.

Så nästa gång du försöker förklara din organisation försök då få med vad, information, i vilket system, med vilken mottagare, affärsområden, avdelningar i en och samma karta enkel nog för både verksamheten och IT-människor att förstå sig på.

Desto fler relevanta dimensioner desto bättre.

Och aldrig, aldrig Excel.

Lycka till med kartorna och navigeringen.

Namn

E-post

Ämne

Hur kan jag hjälpa dig?