Ta små steg mot digitalisering istället för att misslyckas med gigantiska program

Vi lever som bekant i en mycket intressant snabbföränderlig värld. Stora teknologiska genombrott har skett senaste tio åren och fler kommer att ske närmaste tio åren på en nivå som mänskligheten inte tidigare sett. Att förbereda sin organisation och sig själv att det kommer gå undan nu är inte att föredra. Det är en nödvändighet.

Jag ser en hel del diskussioner kring hur organisationer ska digitalisera sig. Programförklaringar, ihopslagningar, avknoppningar, nya mixer och inte minst digitaliseringskonsulter som vekar ha ett standardiserat svar (modell) hur transformeringen ska gå till. Suck.

Johan Svensson skriver om – Därför har digital transformation blivit ett hopplöst spöke för alla företag.

Efter att både jobbat och lagt ned en hel del tid kring att fundera över hur en modern arbetsprocess kan se ut i en organisation med automatisering av både funktioner och hela yrken kan påverka så ser jag en annan väg fram.

Skapa en kultur av experimenterande. Uppmana till små små steg mot en digitalisering av hela organisation i alla perspektiv. Få in ett mindset som börjar med:

Om vi började idag med ett vitt papper. Hur hade vi gjort då?

Varför frågan är viktig handlar om omvärlden. Ett nytt företag som startar idag och vill konkurrera gör det från ett vitt papper och gör det smart, litet och allt digitalt från dag ett. De har inget annat val.

För en äldre organisation kommer så småningom omvärlden ikapp om inte förändringar görs.

Digital vision och strategi

Den framtida visionen som kan liknas vid ett drömlikt framtida önskescenario handlar om hur organisationens digitala resa har gått om den lyckas. Hur står då organisationen mot omvärlden. Hur uppfattas organisationen av dess kunder.

Strategin är vägen fram. Med vilka verktyg. Vilka val och vad väljer vi bort på vägen.

Visionen och strategin måste indikera något äkta som sätter individen först. Något som alla individuellt kan knyta an till. Inte enbart ett nyckeltal i bokföringen.

Här handlar det om att vara kort, koncist och inspirerande. Tänk max en sida text. Hälften av det här inlägget.

Experimentet

Gartner konstaterade att de största problemen med att organisationer inte förändrar sig är:

The biggest threat to innovation is internal politics and organizational culture, which dosen´t accept failure and/or dosen´t accept ideas from outside, and/or cannot change.

Vilket vi alla troligen kan skriva under. Lösningen är då att i små kontrollerade steg göra experiment mot den vision och med stöd av den strategi som finns. Varför jag väljer att kalla det experiment är att det ska vara okej att misslyckas, förutsatt att organisationen lär dig något av det.

Vad ska ingå i experimenten?

Allt! Jag provade själv att förändra mitt eget arbete något för en månad sedan enligt David Allen Getting Things Done. Jag adderade ett stödprogram som i sin tur kunde automatiseras mot både mejl, chatt, säljstöd-, projektstyrningsprogram och en hel del andra områden som tidigare krävde konstant bevakning. Automatisering betyder inte att jag inte längre behöver jobba. Det betyder att jag inte digitalt behöver sortera papper längre. Saker sker av sig själv.

Om vi tar detta i ett större kontext där delar av arbetet för alla i en organisation kan förenklas, där vi kan använda den uppsjö av smarta verktyg som finns idag. Vi kan hitta flaskhalsar och ta bort det som är onödigt. Automatisera det som är repetitivt och enformigt. Allt i små små steg så skapar vi möjlighet att bli lika relevant som det där nystartade slimmade företaget.

För mig är det viktigt att fundera på vad som kan tas bort. Inte att addera ett Instagramkonto och göra ännu mer. Se vad som kan automatiseras.

Uppköpen och ihopslagningen

En annan trend som är vanligt förekommande när ett större företag ska digitalisera sig själv är att köpa upp ett annat företag som kommit längre i den digitala resan. Mer vanligt i USA än i Sverige dock.

Det som händer är att företagen på pappret slås ihop och ledningen hoppas på att magi ska ske av sig själv vilket förstås inte händer. Anledningen är att liknas vid två frånskilda föräldrar där kärlek uppstår och man beslutar att flytta ihop. Det betyder inte att barnen till båda familjerna gillar den nya situationen. Anledningen är att den är påtvingad. De nykära föräldrarna frågar antagligen inte om tillåtelse på riktigt. Alternativet att inte flytta ihop finns inte.

Samma gäller ihopslagning av organisationer. Bara för att ledningen och aktieägarna är överens behöver det inte betyda att två kulturer med de medarbetare som finns i kommer automatiskt att fungera ihop.

Ett icke agerande ledarskap och hoppas på det bästa är antagligen resan till ett fullständigt fiasko. Det som behöver göras är att ordentligt röra om i grytan. Jobba extremt aktivt att få hela organisationen att kännas som ett. För att ta liknelsen med familjen. Flytta in i ny bostad tillsammans. Byta till nytt efternamn som ingen hade innan och få alla att förstå att vi gör den här resan tillsammans.

För företaget så måste man ha en plan för de som inte vill vara med på resan. Visa vart ytterdörren finns.

Omfamna förändringen

I Jim Hemerings Ted Talk så beskriver han en organisation i ständig förändring. Det går inte att idag välja att stanna upp och vara nöjd utan du behöver som individ och organisation vara i ständig rörelse. Det kan kännas mentalt jobbigt till en början men om experimenterandet och både kulturen, visionen och strategin pekar åt ett gemensamt mål så skapar vi en helt annan organisation som tål vilka förändringar som helst.

Det bästa är att börja, idag, med små steg. Det sämsta är att sitta och klura på en strategi i några månader till.

Hoppas du har förstått?
– Baloo i djungelboken