Processerna är döda. Länge leve processen!

Troligen aldrig. Problemet är att processerna är inte alltid till för att stötta just dig i ditt arbete. Utan det är till för management att kunna rapportera inom organisationen. Men tänk om vi kunde göra tvärt om. Att processerna i första hand handlade om att hjälpa dig i arbetet och att rapporterna kom in ändå?

Utopi! Ja, kanske. Tror man ska börja med två grundläggande synsätt för sin grupps processer.

  1. Vad är uppdraget? Det ska rapporteras genom…
  2. Hur ska vi arbeta i gruppen? Arbetsprocessen ska stödja!

Om vi till en början skiljer på dessa och analyserar vad är uppdraget?

Uppdraget

Det beror givetvis på i vilket kontext du arbetar hur själva uppdragsbeskrivningen ser ut. Jag utgår härifrån att det finns ett managmentled där vissa grundläggande strukturer finns.

I en uppdragsbeskrivning bör då det finnas:

  1. Vad ska genomföras? Beskriv uppdraget genom en specifikation, framställan, konceptskiss e.tc.
  2. Hur ska det genomföras? Ramverk, vem, hur, kvalitésäkring, metoder, rapporter och anvisningar.
  3. När ska det vara klart? Deadline för uppdraget är, datum, tid eller kanske ett event.
  4. Budget för uppdraget? Inom denna ram kan uppdraget, projektet verka ekonomiskt både för resurser och inköp.
  5. Godkännande? Mot ovanstående punkter. Beskriv denna del tydligt för att alla ska veta spelplanen.

Det kan vara lockande att beskriva detta in i minsta detalj, så att ingen missar i ett rapportled hur uppdraget ska genomföras. Jag är nog inne på att du ska vända på resonemanget och ge så få detaljer du vågar och låta gruppen som fått uppdraget bestämma hur det ska genomföras.

Tänk om du kunde få en kultur där du kunde ställa frågorna: Vad, hur, när, budget och godkännande? och vara trygg med att uppdraget utfördes enligt dina önskemål. Lång väg att vandra men definitivt genomförbart.

Arbetsprocess

Många processer finns det. Ska jag köra Kanban, vattenfall, PMI, Scrum, hemmakok eller vad? Där är vi i alla fall helt överrens, den du har idag är inte optimal! Varför då? Jo för att antagligen har man helt missat målet med processen och använder det som en styrprocess. Tänkte förklara skillnaden.

Styrprocess: Där är det viktiga att det finns metoder för t.ex. hur mycket tid man lägger på ett uppgift. Det finns bra verktyg för att estimera arbetsuppgifter, optimera personal, lokaler, externa resurser mm. Målet är att kontrollera de nyckeltal som anses relevanta ur ett managementperspektiv.

Arbetsprocess: Kan tyvärr också vara micromanagerat uppifrån. Men med rätt inställning handlar det om att skapa en så bra arbetsgrupp som möjligt med stöd för det. Det finns dokumenterat exempel på hur tidigare projekt har genomförs och vad man lärde sig av det. I de olika faserna, stegen, så finns stöd i form av checklistor, mallar och tidigare erfarenhetsbanker. Målet är att få ut så stort resultat av arbetsgruppen som möjligt och styra så lite som möjligt.

Problemet i dag är att styrprocesserna är det enda som är viktigt där det läggs oerhörd stor fokus på. Jag menar att om man jobbade på att sätta fokus på arbetsprocessen och låta styrning ta så lite plats som möjligt så skulle vi börja producera mer resultat istället. Resultat. Ja hur mäter du det? I vissa branscher är det enkelt. Det är avkastningen på investerat resultat där du är aktiemäklare. Enkelt. I ett tjänsteföretag så är det försäljning av dina nuvarande tjänster och din din framtida investering i framtida tjänster. Vad är viktigare? Att mäta hur många timmar dina medarbetare jobbar = närvaroplikt. Eller hur mycket de presterar = resultatinriktad styrning. Läs mer i mitt blogginlägg När fick du något gjort på jobbet senast.

Ramverk i olika lager

Det finns, eller borde i alla fall, finnas en del ramverk att hålla sig till. Dessa lager varierar givetvis beroende på hur stor verksamhet man bedriver.

  • Strategier
  • Affärsmodeller
  • Affärsprocesser
  • Genomförande

För genomförandedelen har vi nuddat på arbetsprocessen. En viktig del är att få resterande av kedjan att höra ihop med rapportering, metodstöd mot affärsmodeller mm. De banden bör dock i sin utformning vara så generella som möjligt så att du kan anpassa hur du jobbar mot det arbetsuppgift, arbetsgrupp och eventuella omvärldsfaktorer som du behöver ta hänsyn till.

Affärsarkitektur

Ovan finns Cordial affärsarkitektmodell som beskriver hur en större organisation hänger ihop. Detta var en mycket bra utbildning jag gick under 2013. Diplomerad programledare.

Det är stor skillnad när du behöver jobba i ett innovativt kontext kontra ren produktion. Se även Innovation, hur uppnås det?

Erfarenhet ger dig frihet

Min mentor sa vid något tillfälle att i början behöver du som ledare strikta regler och mallar hur man bör genomföra ett uppdrag. Med tiden lär man sig att använda det som är nödvändigt. Jag skulle vilja säga att tillslut kan en ledare bli helt friställd sin process utan att det som behöver göras görs och alla onödiga moment skalas bort. 

Om det nu är läget som är “nirvana” för uppdragen hur ska man då kunna hamna där? Finns det någon genväg? Tror inte det. Däremot kan man använda mer flexibla metoder som gör att du kan, och får, ändra modellen och blir situationsanpassad.

Tips på vägen

Jag är lite svag för ett agilt (lättrörligt) arbetssätt. Kallas bl.a. för Lean och visualiseras med exempelvis en Kanban. Det lättrörliga arbetssättet inom IT benämns oftast som Scrum.

Tomas Gustavsson har skrivit boken Agil projektledning som på ett bra sätt beskriver hur du kan vara agil i andra organisationer än IT. Titta i den, även om du kör IT. Ibland kan det bli lite för mycket nomenklatur som är där av bara farten.

Visualisera ditt arbete

Hela grundidén med Kanban, för att ta ett sätt att visualisera arbetet är att:

Stop starting

Start stopping

Essence of Kanban

Ursprungsfrågorna blir:

  • Ska göras?
    • Innehåll kanske varför
    • Av vem
    • Tills när
  • Pågår nu?
    • Status
  • Klart?
    • Vem verifierar

Tre huvuddelar där allt arbete på något sätt kan mappas in.

Arbetsgrupper som jobbar med t.ex. Kanban är mer aktiva grupper där det händer saker. Det viktiga är att visualisera arbetet för alla inblandade. Dessutom är dagliga ståuppmöten ett bra sätt att starta dagen. Standardfrågor kan vara:

  • Vad gjorde jag igår?
  • Vad ska jag göra idag?
  • Vad är det som hindrar mig att göra det jag vill göra?

En kickstart för dig som ska leda ett agilt arbetssätt är att börja med din arbetsgrupp. Sänka din egen gard och börja med påståendet.

 Jag har en känsla att ett agilt arbetssätt kan vara något för oss. Här finns lite att läsa om det. Kan vi prova? Ska vi börja med att se vad som pågår idag i de tre delarna?

Utifrån det så kan man se om det saknas något steg i processen som gäller er arbetsgrupp.

Prova er fram. Hitta det som funkar för er. Det kommer garanterat inte vara något som står i någon bok. Och det kommer skilja sig beroende var i processen ni är.

Jag har hittat ett litet guldverktyg. Det är väldigt avskalat och en managementmänniska skulle kanske säga “var är tidredovisningen”? Men det är det som är hela poängen. Här fokuserar vi istället på vad som ska göras och på vilket sätt det får bäst stöd. Verktyget heter Trello.

Tavla

Det finns en baksida på kortet där du adderar vem som ska göra jobbet, beskrivning och checklistor samt när det ska vara klart.

Tillslut

För att få tillräcklig flexibilitet i din grupp där du avgör hur du ska genomföra arbetet är oftast beroende på vilken organisation du verkar inom. Bo Rex har skrivit en fantastisk bok, Management i en komplex värld, där allt jag lärt mig kring organisation är satt på kant. Rekommenderas!

You don´t build a business
You build people
And then people build the business

Så mitt slutliga tips är, testa dig fram. Lås dig inte vid processerna se det som stöd till arbetet så är jag övertygad om att din grupp kommer prestera bättre resultat, kanske på bekostnad av närvaron! Ojoj…