Börja med att ta bort

Det finns en hel del böcker på ämnet att bli effektivare, jobba smartare eller någon annan floskeltopp. För att inte hamna i samma träsk så tänker jag ge dig det första tipset för att minska tidsslöseriet.

Ställ in veckans minst viktiga möte

Nu på en gång! Du får lämna inlägget en halv minut för du vet precis vilket möte du ska ta bort.

Föreslå ingen ny tid. Följ inte upp beslutet. Du gör inget! Om du, precis som jag, känner att ur det där mötet skulle inget relevant komma så finns ingen större risk att du missar något.

Så, du har ägnat två minuter åt att läsa inledningen av det här inlägget och har redan tjänat in en timme.

En bekants pappa till mig, som jobbade på Ericson, var notorisk motståndare till möten. När någon kom till honom och bad om ett möte svarade han ofta – Vi tar det nu. Om det var i korridoren, cafeterian eller vilket som spelade ingen roll. På det sättet blev mötena på stående fot, inte mysiga och inte med en kaffe i handen. Effektiva till och med.

TED talk har gjort en trevlig infographic kring om du ska kalla till det där mötet. Ett enkelt flödesschema.

Ställ diagnos och var självkritisk

Jag har själv en att inte göra lista. Där står bland annat att när jag jobbar så jobbar jag. Det kan kännas självklart men med tre barn hemma i åldrarna ett till sex så behöver mina få timmar på jobbet bli glimrande.

Det har tagit ett tag innan den listan kom till. För att börja måste du få en förståelse vad du gör med din tid. Här är en start:

  1. Under en vecka notera i upp till tio huvuddelar. T.ex: möte, rapporter, uppdatering av x y z, support, telefonsamtal från x y z. Antal och hur många timmar det blev.
  2. Notera även när du fick utföra arbetsuppgifter som tar dig framåt. Hur lång tid det var ostört? Vad som avbröt dig?
  3. Identifiera personer som är tidstjuvar. Ett trevligt samtal ja, men gav det något? Vad blev resultatet av det?
  4. Vad förväntas av dig? Vilka är dina arbetsuppgifter? Finns det ett resultat du ska uppnå?
  5. Hur ofta läser du dina mejl. Hur mycket tid lägger du på att bevaka dina kanaler?

När veckan är slut så borde du ha ett bra underlag att ta med dig hem och verkligen fundera över varför jag behöver åtta timmar om dagen för att genomföra de arbetsuppgifter som du är tillsatt att göra. Säljer du din tid som konsult är det en sak men i nästan alla andra sammanhang måste resultatet vara mycket viktigare än den tid som är nedlagd?

Sen kan man tycka att som konsult borde du kunna jobba mot resultat mer än bara tid. Men då insinuerar det att ditt arbete skulle vara mätbart och att det fanns ett mätbart mål att jobba mot. Svårt, ja. Omöjligt, nej.

Nästa övning efter diagnosen över hur veckan ser ut är förbättring! Denna del är för första gången mycket enkel.

Sätt upp en att-inte-göra-lista som post-it på din dator, i plånboken eller var du nu behöver ha den för att bli påmind.

Så, nu har du sparat minst fyra timmar nästa vecka.

Å du, avboka ett möte till när du ändå är i gasen :-)